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强本固基促档案工作上台阶_中国信息报
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更新时间:2018年07月17日 09:05:50

强本固基促档案工作上台阶

——枣庄调查队成功创建省档案工作科学化管理示范单位侧记
□ 本报记者 张晓霞 通讯员 杨丽丽 高磊/文    

    近日,山东省枣庄市档案局官方微信公众号发布一则信息——国家统计局枣庄调查队成为枣庄市2018年度首家通过省档案工作科学化管理示范单位测评验收的单位!
    历经听取汇报、实地察看、审阅材料等程序,枣庄市档案局对国家统计局枣庄调查队档案工作科学化管理情况进行了全面测评。据测评组现场测评结果,国家统计局枣庄调查队测评基础得分96.5分,加分2分,总分98.5分。测评组一致认定,国家统计局枣庄调查队档案工作达到科学化管理示范单位的标准!
    涓滴成河 收集工作在平时
    档案是历史的记录。枣庄调查队很早就充分认识到档案工作存凭、留史、资政、育人的特殊价值,因此不断提高对档案工作的重视程度,并把档案工作融入到统计调查事业发展的大局中。他们档案工作起步较早,但由于办公条件受限,基础管理工作仍存在薄弱环节。去年4月8日,他们搬进了新的办公地点,办公环境得到极大改善;同年6月12日,他们利用山东调查总队召开档案规范化建设培训班的契机,及时调整档案管理工作领导小组组成人员、档案鉴定领导小组组成人员,从组织机构上进一步充实领导力量,建立健全各类档案工作制度,责任到人,强力推进,拉开了档案整理的序幕。
    不积跬步无以至千里。调查队文书档案大部分是各级文件资料以及各类业务资料,简单明了,但是前期的收集、整理、归档工作则是异常繁琐的,必须及时收集、存放有序,才能保证各类文件材料的完整、齐全。为此,枣庄调查队在办公室放置了多个档案盒,分门别类存放市委文件、市政府文件、总队文件、枣调字、调查信息、督查通知等文件,年底统一归档,既方便平时查阅,又可为归档做好充分准备。而各类传阅文件均由专人全程负责,领导传阅后及时放入相应盒子;队内成文由拟稿人负责,底稿和正式文件一并按类别放入档案盒,避免到年末归档时发现缺失材料,不易补救。
    为提高档案整理水平,提升工作效率,解决专业性强、人员少、任务重的矛盾,枣庄调查队还创新采取购买外包服务的形式开展档案整理工作,由档案局推荐有资质的档案整理外包服务公司协助进行档案整理工作。队里负责收集历年各类档案,外包公司根据档案整理原则,严格按照各类文件的年度、保管期限进行系统整理归档,加盖印章,编制档案目录。此外,他们还切实加大档案管理教育培训力度,采取多种方式培训档案工作人员,不断提高干部职工的档案意识和业务能力。
    得知验收成功通过的消息之后,山东调查总队副总队长崔刚兴奋地表示:“档案工作是队伍建设和调查事业发展的基础。枣庄调查队强本固基、真抓实干,率先通过省档案工作科学化管理示范单位测评验收,值得点赞!”
    科技助力 信息化同步推进
    随着我国数字化建设进程的加快,存量档案数字化也成为档案信息化建设的重要内容。为了实现档案信息化的同步推进,枣庄队在去年集中对166盒3802件文书档案进行数字化扫描的基础上,今年又对2017年度新归档的45盒1010件文书档案进行了数字化扫描,实现了所有存量文书档案的数字化。而5月份26卷人事档案数字化扫描工作的顺利完成,更使他们成为山东国家调查队系统第一家完成人事档案数字化扫描的市级队。现在,所有文书档案已成功接入OA系统,并且开通了档案在线查询功能,实现了OA系统“为档所用”。而实物档案、照片档案、声像档案、图书档案等机读目录也按照导入要求编制完毕,随时可与OA系统对接。
    作为纸质档案数字化中的关键环节,扫描工作的好坏直接影响着整个数字化工作的质量。为此,枣庄调查队特地与专业印刷厂签订档案全文数字化外包服务合同及保密合同,由专人全程负责档案的安全,扫描前后逐页核对页码,严防出现档案缺失。数字化扫描是档案整理过程中工程量较大的一个环节,因此,队办公室人员轮流排班,牺牲周末休息时间,每天从早晨8点工作到晚上10点甚至凌晨,连续奋战3周,圆满完成了数字化扫描工作。
    开展档案工作的一个重要目的是为统计调查服务。他们在认真做好档案保管,保证档案材料完好无损的基础上,还积极做好档案的利用工作。一方面,根据档案资料,编写大事记、组织机构沿革等资料供相关领导和业务人员使用;另一方面,做好查询服务,满足科室查阅需求。数字化扫描完成后,根据档案总目录可以方便、快捷、高效地查找所需文件的电子版,极大地提高了查阅效率,而且减少了纸质档案的翻阅次数,提高了纸质档案的安全性。而多媒体触屏查询一体机档案目录查询服务功能的正式使用,更是为档案检索、查询、利用提供了极大便利……
    众人拾柴 团队协作出佳绩
    此次成绩的取得,可以说是枣庄调查队长期重视档案工作的结果,是对其档案工作的充分肯定,更是对全队人员尤其是办公室同志辛勤付出的回报。
    从科室业务档案、文件资料、图片资料、视频资料的移交到整理,从分类到归档等各个环节,这其中有困难,也有曲折。但在工作开展过程中,枣庄调查队全体心往一起想、劲往一处使,协同作战,表现出了强烈的大局意识、责任意识、团队意识和服务意识。办公室负责人樊琳告诉记者:“为了顺利通过验收,大家加班加点,连续作战。有的同志家里孩子即将高考,孩子想吃顿热乎饭的简单要求都满足不了;有的同志连续几天高强度工作而头疼欲裂,但仍坚持整理相关材料;有的同志一边整理资料,一边通过手机视频安抚在家哭闹着找妈妈的幼儿;有的同志患有胆结石,疼痛难忍,服用止疼片后仍坚守岗位……但当最后看到档案室高规格配置的6排12列档案密集架、一盒一盒整齐码放的档案资料,听到测评组给予我们的高度评价后,大家觉得一切付出都值了,还有人不禁感慨‘这是我们留给调查队的宝贵财富啊’!”
    万丈高楼平地起。枣庄调查队队长于书峰表示,将继续秉承“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的理念,牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命,理清思路,找准方向,脚踏实地,把档案管理工作做实,不断为统计调查工作提供优质服务,促进统计调查工作实现新发展,取得新进步!

 
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