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提升采购经理人填报率的方法探索_中国信息报
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更新时间:2018年07月12日 08:46:25

提升采购经理人填报率的方法探索

——以泰州调查队为例
□  孙建宏 蒋越\文
 
    企业采购经理人填写报表是开展采购经理调查工作中的重要一环。报表填报及时与否、数据质量的高低与采购经理人有着密不可分的联系。国家统计局泰州队在开展采购经理调查工作过程中,始终坚持“以人为本”理念,紧抓采购经理人这一核心,与他们心贴心、交朋友,确保“一个都不能少”。
    走出去结识新朋友
    2018年,按照国家统计局和江苏调查总队要求,结合泰州采购经理样本企业实际发展状况,泰州队全面梳理现有样本,对已关停并转的企业按同行业同规模进行替换,扩充部分以船舶、医药为代表的特色行业样本,同时更换了部分房地产样本。为消除新增样本企业采购经理人的疑虑、减少电话沟通过程中不必要的麻烦,泰州队集中力量,在短短两周内实地走访所有新增样本企业,拿出相关文件通知,对他们加入泰州采购经理大家庭表示欢迎,真正做到新增样本必访。既提高了工作效率,也为以后的采购经理月度报表填报工作打下了坚实基础。
    针对旧样本,坚持每年抽取35%进行轮访。本次轮访过程中,发现春兰机械制造有限公司原采购经理人即将退休,已经不再开展工作,但新的人员还未到位,且这一情况并未得到公司领导的重视,这将成为后期报表填报工作的一个隐患。“这个问题决不能拖”是大家的一致看法。经过沟通,该企业采购经理当场完成一份情况说明,并呈递给领导。企业领导当即表示:近期的报表仍由原先的填报人申报,出现替换会立即说明,保证不会延误每一个月报表填报。
    事实证明,只有走出去,才能充分发挥国家调查队“轻骑兵”的特色,真正了解企业的实际状况、了解采购经理人面临的难题,及时提供帮助与支持,与采购经理人结下深厚友谊。
    请进来成为好朋友
    每年初召开的市区采购经理调查年定报培训会议,可以说是泰州采购经理人的一次盛会。会上,泰州队工作人员专题讲解年报工作的注意事项及上报要求等,重点突出以往易错易混内容,全程演示上报流程。留出专门时间听取采购经理人问题和意见,及时释疑和反馈。会议期间妥善安排参会人员饮食,利用就餐间隙进一步与采购经理人交流谈心,拉近彼此间的距离。
    船舶行业一直是泰州的特色行业,为进一步了解泰州船舶行业发展状况,也为计算泰州市船舶业采购经理指数做铺垫,泰州队多次组织专题调研会。2017年,船舶行业受国内外局势影响,出现一定波动,泰州队第一时间组织专题调研会,了解相关情况。邀请了泰州口岸船舶有限公司、泰州三福船舶工程有限公司等10家企业采购经理人参会。在简要阐述会议目的和会议流程后,各家负责人轮流阐述企业发展现状、遇到的困难以及发展前景。讨论环节更是各抒己见,为调研分析报告的撰写提供了一个个鲜活的案例。整个调研会气氛热烈、成效显著,得到了企业的一直认同。调研会把采购经理人请进来,为他们营造与更多同行交流的空间,无形中也增强了企业采购经理人对调查队的认同感。
    常联络不忘老朋友
    许多采购经理人已持续填报报表数年,俨然已经成为老朋友。每逢春节、中秋等节假日,通过企信通平台和微信、QQ发送节日祝福短信,以此沟通感情,拉近彼此距离。在日常沟通中,通过微信、QQ了解采购经理人的兴趣爱好、年龄大小等,用适当的语气和话语消除陌生感。
    核实说明工作是保证报表数据质量的重中之重,泰州队也将其作为进一步了解企业的桥梁。凡是变化幅度超过20%的数据,至少做到“一个电话、三个为什么”,即每个企业至少打一个电话,弄清楚是什么项目(产品)、什么地方(地区)、什么数量(金额)导致数据发生变化。必要时还要到企业走访,让企业提供原始报表、人员名单等原始资料。在沟通过程中,把采购经理当成老师,以“做个好学生”的心态咨询相关情况,不懂的地方及时发问。事实证明,这样的方式能够在无形中消除隔阂,对调查工作很有帮助。
(作者单位:国家统计局泰州调查队)
 
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