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规范管理调查队业务档案_中国信息报
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更新时间:2017年06月15日 08:44:05

规范管理调查队业务档案

□ 刘振\文

    档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案既是历史的记录,也可以说是尘封的历史,为后来人学习和了解历史提供了重要的资料。所以,档案具有“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值,更发挥着记录历史、传承文明、服务社会和造福人民的重要作用。
    进入调查队后,笔者从事过几种业务工作,其中从事CPI调查工作的时间最长,对于CPI日常采价、数据质量审核、上报等工作较为熟悉和了解。在此以CPI为例,谈谈对调查队业务档案管理的认识。
管理工作必须合法合规
    目前的调查队档案工作主要涉及到业务档案、文书档案、人事档案、会计档案等档案资料的管理。档案管理工作既有法律法规的约束和规定,也有规章和规范性文件的相关要求,所以调查队的档案管理工作必须符合相应的法律法规要求。一方面,从事调查队档案管理工作应加强与上级主管部门的沟通,严格按照上级部门的要求做好调查队业务资料、台账等档案资料的整理归档。另一方面,应与所在地的档案主管部门取得联系,明确档案的分类方案、归档范围、保管期限以及档案室设置要求等内容,确保调查队档案工作的规范化管理。比如在CPI业务档案方面应严格遵照档案管理工作的相关要求,在日常业务工作开展中明确业务资料的归档范围和保管期限,并做好档案资料的整理归档。
及时收集并整理存档
    上至主管部门,下至基层单位一直都倡导统计调查工作要实现“痕迹化管理”,然而在实际工作中,往往忽视了各类调查业务工作痕迹的及时留存。特别是在当下的大数据时代,科技手段日益发达,电子技术更新换代很快,统计报表联网直报、统计数据导入和程序化汇总等手段给统计工作带来便利。但是,在完成一次数据采集、审核、汇总、上报流程之后,从加强档案管理的角度出发,业务人员更应该及时对产生的业务档案进行收集。比如由于现有CPI调查工作围绕价格数据展开,那么对于CPI业务档案管理首要的是对于“逢五逢十”的采价数据的记录,要注重日常价格资料的收集并登记到纸质的价格登记表或者刻录至电子光盘等媒介中,每月六次数据采集完毕需要辅调员准确全面登记原始价格记录表和价格数据台账,并在规定时间内报送电子或者纸质的价格资料,以便于CPI业务人员对日常价格资料进行整理存档。
定期整理并装订成册
    调查队作为从事社会经济统计调查的职能部门,自身统计调查业务涉及范围较广、调查对象众多,每个调查周期必然会产生大量的有价值的业务资料,因而业务档案的规范化管理对于调查队至关重要。为了做好调查队业务档案管理工作,建立定期对业务档案的整理机制必不可少,常态化的业务档案整理和装订成册,能够有效防止调查队业务人员因为频繁忙于报表任务和调查工作造成重要调查资料的遗漏和流失。以CPI为例,应每季度或者每半年对CPI业务档案进行整理,通过对于纸质的CPI价格台账、月度指数台账、辅调员原始价格记录表等重要价格资料的定期整理、打印和装订成册,保证CPI业务档案整理工作的延续性。
保存完整并权责分明
    基层调查队人员编制相对较少,由于承担较多的常规调查和临时性调查任务,工作量较大,往往无法按照规定指派专职的档案管理人员,从事各专业调查的业务人员就兼具了一定的档案整理归档和管理工作的职责。因此,在确保业务档案保存完整的前提下,应做到档案管理的责任明确和权责分明。就CPI来说,对每年整理好的CPI业务档案进行编号归档以后,在业务档案尚未移交之前,业务人员应负责档案的保管工作,防止档案资料因人员更换和交接不当等原因而丢失,确保CPI业务的档案保存合理完整。
(作者单位:国家统计局连云港调查队)

 
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